مدیریت زمان

v    تجزیه و تحلیل زمان

1. هر روز زمانی را به بررسی و الویت بندی کارها اختصاص بدهید.

1.     شیوه استفاده ما از زمان به عادات ما برمی گردد بنابراین کمی وقت صرف کنید تا بیاموزید چگونه می توان این عادت ها را بهبود بخشید.

v   چگونه از زمان استفاده می کنید؟

2.     همیشه از خود سوال کنید در حال حاضر چگونه از وقت خود استفاده می کنید.

3.      همیشه به دنبال راه های دیگری برای استفاده موثر از زمان باشید.

4.     هنگام رفتن به محل کار درباره روزی که در پیش رو خواهید داشت فکر کنید.

5.     فعالیتهای روزمره خود را ثبت کنید تا ببینید وقت خود را در چه اموری صرف می کنید.

6.     یک فهرست زمانی شامل بخشهای 30 دقیقه ای از زمان کاری خود تهیه کنید.

7.     زمان انجام هر کار را محاسبه کنید و ببینید که دقت شما در انجام کارها چقدر بوده است.

v   بررسی اهداف

8.     تا زمانی که ندانید برای فردا چه اقدامی انجام خواهید داد برای امروز نیز نمی توانید تصمیم گیری کنید برای استفاده بهتر از زمان برنامه ای موفق خواهد بود که در آن اهداف آینده مشخص شده باشد.

9.     اهداف بلند مدت را به برنامه های اجرایی روزانه تقسیم کنید.

10.            باید دید برای رسیدن به اهداف خود به کدام مهارت ها نیاز دارید.

v   تعیین اولویت ها

11.            پس از تهیه فهرست اهداف بلند و کوتاه مدت خود، آنها را اولویت بندی کنید.

12.            اولویت ها تغییر می کنند شاید لازم باشد در آغاز هر روز آنها را مجدداً ارزیابی کنید.

13.            می توان کارها را بر اساس اولویت به این ترتیب انجام داد :                 اول : مهم و فوری // دوم : مهم یا فوری // سوم : نه مهم نه فوری.

14.            به خاطر داشته باشيد زمانی که صرف برنامه ریزی می شود هرگز به هدر نمی رود.

15.            از فرصت هایی که در آنها آرامش برقرار است(مانند صبح زود) می توان استفاده های زیادی کرد.

16.            هر روز فرصتی را در آرامش به فکر کردن اختصاص دهید.

v    ارزیابی الگوهای رفتاری

17.            هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی است و ممکن است در ساعاتی از روز در اوج باشد . با ریتم بدن خود آشنا شوید .

18.            انجام کارهای سخت و پیچیده باید به زمانی که در اوج توان فکری و بدنی هستید موکول شود.

19.             برای مواقعی که توان شما تحلیل می رود فرصت استراحت در نظر بگیرید.

20.            کارهای ساده خود را در زمان خستگی خود انجام دهید.

v    ثبت و تنظیم برنامه های کاری

21.            ثبت کارهایی که باید در روزهای آتی انجام شود نقش مهمی در مدیریت زمان دارد.

22.            مهلت و زمان انجام کارها را به صورت واقع بینانه تعیین کنید.

23.            به صورت مرتب کارهایی که باید انجام شود را به روز کنید.

24.            لازم است در فهرست ، اهمیت هر کار را نیز مشخص کنید.

25.            می توانید کارههای مشابه را ( مثلا تلفن زدن ) به نحوی مشخص کنید.

26.            پس از انجام کاری آن را خط بزنید تا برای شما لذت درونی داشته باشد.

27.            انجام کار ناخوشایند را به زمانی موکول کنید که از لحاظ ذهنی در وضعیت مثبتی هستید.

28.            برای انجام یک کار دشوار بخش کوچکی از آن را انتخاب کنید و بلافاصله انجام دهید.

29.            انجام کارهای نا خوشایند را به آخر روز یعنی زمانی که خسته هستید موکول نکنید.

v    تفکر مثبت

30.            برای بعضی افراد زمان سریع و برای بعضی دیگر بسیار کند می گذرد. این مساله بستگی به نوع نگرش شما دارد.

31.            با بهره گیری از تفکر مثبت و قدرتی که به دنبال دارد برنامه هاي خود را با موفقیت انجام خواهید داد.

32.            سعی کنید حداقل یکی از کارهایی که در طول روز انجام می دهید جزء کارهای لذت بخش باشد (برای تفریح هم وقت بگذارید).

33.            به عنوان آخرین کار، شب هنگام به مطالعه کتاب یا گوش دادن به موسیقی مورد علاقه خود بپردازید.

34.            لحظات اولیه و پایانی هر روز کاری ، اوقات بسیار مهمی هستند . محل کار خود را با خاطره مثبت ترک کنید و مشکلات کار را با خود به خانواده نبرید.

35.            با داشتن نگرشی مثبت به زندگی ، راحت تر و سریعتر می توان مشکلات کاری را برطرف کرد.

36.            با برنامه ریزی صحیح از اضطراب خود بکاهید. در اینکار، آگاهانه مثبت بیاندیشید.

37.            نقاط ضعف را یادداشت کنید سپس نحوه رفع آن را یکی یکی پیدا کنید.

v    مرتب کردن دفتر کار                                        

38.            سازماندهی کردن محل کار می تواند عملکرد شما را به طرز محسوسی ارتقاء دهد.

39.            سعی کنید به غیر از کارهایی که در دست اقدام دارید کار دیگری روی میزتان نباشد.

40.            هر روز میز کارتان را مرتب کنید . کار در محیط نامنظم باعث می شود که وقت زیادی را تلف کنید.

v    بایگانی پرونده ها

41.            هر چند وقت یک بار محل کارتان را بازنگری کنید و مدارکی که نیاز ندارید را دور بیندازید.

42.            پرونده هایی كه بیشتر از همه مورد نیاز هستند را در دسترس قرار دهید.

v    گفتگوي كوتاه

43.            فقدان صندلی خالی کنار میز شما يا ایستاده صحبت کردن ، افراد را از گفتگوی طولانی منصرف می کند.

44.            برای این که گفت و گوی خود را کوتاه کنید از طرح سوال های کلی بپرهیزید.

v    گزینش اطلاعات

45.            لازم نیست خود را درگیر گرفتن اطلاعاتی که برای شما مفید نیست بکنید.

46.            جلسات اتفاقی را ایستاده برگزار کنید تا بتوانید آنها را زودتر ختم کنید.

v    کار کردن با دیگران

47.            بهترین برنامه های مدیریت زمان همیشه تا حدودی به دیگران بستگی دارند، هیچ کس به تنهایی کار نمی کند.

48.            قبل از اینکه وقت دیگران را بگیرید خوب فکر کنید وقت آنها به اندازه وقت شما ارزش دارد.

49.            وقتی می خواهید مطلبی را با مقام بالاتر خود در میان بگذارید سعی کنید سوال هایی که ممکن است از شما بشود را از قبل پیش بینی کنید. 

50.            زمانی جلسه را تشکیل دهید که راه حل دیگری باقی نمانده باشد.

51.            اگر لازم نیست همه افراد در تمام مدت جلسه حضور داشته باشند بهتر است اجازه دهید افراد در رفت و آمد باشند.

v    تماس تلفنی با افراد

52.            استفاده موثر و مناسب از تلفن می تواند کارایی شما را به نحو چشمگیری افزایش دهد.

53.            یک فهرست از افرادی که باید به آنها تلفن بزنید تهیه کنید.

54.            در ساعات مشخصی از روز تماسهای تلفنی را انجام دهید.

55.            این کار را بر اساس اولیت انجام دهید و اجازه ندهید که مکالمات تلفنی بیشتر از آنچه باید طول بکشد.

56.            هنگام صحبت با تلفن کار دیگری را نیز مد نظر داشته باشید تا در صورت معطل شدن به آن بپردازید.

57.            تماس فوری و مشکل را قبل از تماس های آسان و کم اهمیت انجام دهید.

58.            اگر در زمانی که آمادگی ندارید با شما تماس گرفته شد می توانید مودبانه به طرف مقابل بگویید که در زمان بهتری با شما تماس بگیرد.

59.            اگر مشغله زیادی دارید و نمی توانید زیاد صحبت کنید با عبارت " شاید بعداً بیشتر بتوانیم درباره این موضوع صحبت کنیم" مکالمه را خاتمه دهید.

60.            به اصل مطلب بپردازید و سوالات کلی نپرسید.

61.            زمانی از تماس گیرنده جزئیات بیشتر بخواهید که به پیشنهاد او علاقمند باشید.

v    خواندن و نوشتن

62.            رسیدگی به مطالب مکتوب را به تاخیر نیاندازید ممکن است تعداد آنها زیاد شود.

63.            هنگام خواندن یک گزارش ، زیر مطالب مهم خط بکشید.

64.            در صورتی که گزارش مفصلی به دستتان رسید ابتدا نگاهی اجمالی به کل آن بیندازید.

65.            برای نوشتن یک گزارش آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید.

66.            مهم این است که مطلبی برای شروع نوشته شود . می توان بعد از تمام کردن گزارش قسمت های مختلف آن را جابجا کرد.

67.            به صفحه کامپیوتر خیره نشوید هرچه به ذهنتان می رسد بنویسید.

v    کامپیوتر

68.            ماهی یک بار مطالب اضافی و بی فایده را از حافظه کامپیوتر پاک کنید.

69.            سعی کنید از مطالب مهم یک نسخه پشتیبان داشته باشید.

v    برگزاری جلسات

70.            برای جلو گیری از اتلاف وقت در جلسات ، موضوع اصلی را تعیین کنید.

71.            در همان ابتدای جلسه ضمن تعیین وقت ، انتظارات طرفین از جلسه مشخص گردد.

72.            همه کسانی که در جلسه شرکت می کنند باید هدف از جلسه و نقش خود را بدانند.

73.            موضوعات مفصل را در ابتدای دستورجلسه قرار ندهید . به طور کلی موضوعاتی که وقت زیادی می گیرند را به انتهای جلسه موکول کنید تا بتوانید طبق برنامه به سایر موضوعات رسیدگی کنید.

74.            می توانید جلسه را با موضوعاتی که نیاز به تصمیم گیری ساده تری دارند شروع کنید. این کار باعث ایجاد احساس موفقیت و انگیزه ای برای ادامه سریع موضوعات می شود.

75.             به عنوان رئیس جلسه وظیفه دارید از هدر رفتن وقت افراد در جلسه جلوگیری کنید و نگذارید بعضی از افراد مطالب نامربوطی را طرح نمایند.

v    برنامه ریزی برای اوقات فراغت

76.            به جای يك مرخصی طولانی مدت سعی کنید از چند مرخصی کوتاه مدت استفاده کنید.

77.            اداره موفقیت آمیز زمان فقط شامل برنامه ریزی اوقات کاری نیست . برای اوقات فراغت خود نیز برنامه ریزی نمایید.

78.            استراحت و تفریح کمک می کند تا کار خود را بهتر انجام دهید.

79.            زمانی از روز را برای استراحت کوتاه مدت (10 دقیقه ای) در مواقعی که فشار کاری کمتر است اختصاص دهید.

80.            سعی کنید مسافرتهای خود را در زمانی تنظیم کنید که کارهای کمتری داشته باشید و قبل از رفتن کارهای خود را به دیگران بسپارید.

v    تفویض اختیار

81.            برای اینکه از وقت خود بیشترین استفاده را ببرید لازم است که وقت افراد تحت مسئوليت خود را نیز اداره کنید.

82.            باید در فن برقراری ارتباط تسلط پیدا کنید تا بتوانید محتوای مناسبی را با شیوه مناسب به دیگران انتقال دهید.

83.            هیچ کس نمی تواند به تنهایی همه کارها را انجام دهد . یاد بگیرید که چگونه پاره ای از وظایف خود را به دیگران تفویض کنید. به این ترتیب فرصت خواهید داشت تا کارهای مهم تر را با موفقیت انجام دهید.

84.            هنگام تفویض مسئولیت اهداف خود را به روشنی بیان کنید.

85.            ممکن است افراد توضیحات شما را درست درک نکنند بنابراین از آنها بخواهید سخنانتان را باز گو کنند.

86.            ارائه باز خورد سازنده به افرادی که کاری را به آنها محول کرده اید ، کمک بسیاری می کند.

87.            انتقاد بیش از حد بسیار مضرتر از تشویق بیش از حد است.

88.            فرآیند تفویض اثربخش شامل سه مرحله تصمیم گیری ، توجیه و پیگیری است.

89.            تصمیم گیری : خود را متقاعد کنید که وظایف را به دیگران تفویض کنید. اگر تصور می کنید که آموزش روش انجام کاری ، وقت گیرتر از انجام آن کار توسط خودتان است بدانید که در اشتباه هستید . اگر کسی انجام دادن کاری را یاد بگیرد بعدها نیز می تواند بدون آموزش مجدد آنها را انجام دهد.

90.            توجیه : اطمینان حاصل کنید که فرد کارهايی که از او می خواهید را کاملا درک کرده است.

91.            پیگیری : در طول انجام کار اطمینان حاصل کنید معیارهای مورد نظر رعایت شده اند . بازخورد مثبت  بدهید اما مراقب باشید زیاده روی نکنید.

92.            چک لیستی از فرایند انجام کار تهیه کنید تا بهتر بتوانید بر انجام کار نظارت داشته باشید.

93.            هنگام توجیه ، وقت کافی صرف کنید  و انتظارات خود را به روشنی بیان کنید.

94.            برای انجام کارهایی که به دیگران تفویض می کنید ضرب الاجل واقع بینانه تعیین کنید.